Créer un modèle avec Office
Dans Mieux gérer son temps : sept trucs faciles, j'ai suggéré l'utilisation de modèles comme moyen pour augmenter son efficacité au travail. Premièrement, qu'est-ce qu'un modèle? Dans le cas d'Office, c'est un fichier type auquel il est possible d'avoir accès dès l'ouverture d'un nouveau document.
L'exemple que je vous présente a été réalisé à partir de Word, mais la même procédure peut être appliquée à tous les principaux logiciels de la suite (Word, Excel, Access, PowerPoint et Publisher) ainsi que dans toutes les versions plus vieilles que 2007.
1 — Créer le fichier modèle
Vous devrez d'abord créer le fichier tel que vous le voudriez vierge. Personnellement, j'ai créé des modèles pour les articles de blogue, des modèles de lettres pour mes clients, des ordres du jour et procès-verbaux déjà mis en page où il ne reste qu'à ajouter le texte et quelques autres. Vous pourriez faire un formulaire pour les nouveaux clients ou n'importe quelle tâche que vous avez à effectuer plus ou moins souvent.
2 — Enregistrer comme modèle
Quand vous aurez terminé, allez sous Fichier > Enregistrer sous. Attribuez ensuite un nom facile à reconnaitre au fichier générique. Juste en dessous, dans la boite Type, sélectionnez Modèle Word (ou autre programme, vous comprenez le principe) et cliquez sur Enregistrer. Vous n'avez pas à choisir un emplacement, un dossier spécifique est dédié à ce type de documents et il sera choisi automatiquement.
3 — Ouvrir un nouveau document
Lorsque vous ouvrirez un nouveau document et que vous voudrez accéder à votre modèle, plutôt que de choisir Document vierge, allez dans l'onglet Personnel et sélectionnez le modèle souhaité.
Si vous utilisez souvent ce modèle, je vous recommande de l'épingler à l'aide de la punaise dans le coin inférieur droit du fichier. Il apparaitra ainsi dans l'onglet Proposés (Youpi! un clic de moins dans votre journée!)
Des modifications à faire? Pas de problème!
Si vous avez à faire une modification directement dans le modèle, voici comment y arriver : Dans une fenêtre Explorateur de fichiers, allez dans Documents > Modèles Office personnalisés et ouvrez le fichier en question. Les modifications faites seront appliquées aux nouveaux documents créés selon ce modèle, elles n'affecteront pas ceux déjà créés.
Le partager? Pas de problème non plus!
Si vous souhaitez que votre équipe utilise le même modèle, c'est très simple, il ne vous suffit que de l'envoyer par courriel. Par contre, il est primordial que le fichier soit enregistré dans le dossier Modèles Office personnalisés de l'ordinateur du destinataire. Songez à inclure l'instruction dans le message de partage du fichier.
Voilà! Avez-vous d'autres trucs d'automatisation que vous utilisez dans votre quotidien?
