Mieux gérer son temps : Sept trucs faciles

On le sait, le temps semble s’accélérer quand on devient entrepreneur, ce n’est pas un secret ! Ajoutons la technologie changeante et la vie quotidienne à l’équation, et il semblerait que les semaines s’enfilent l’une après l’autre de plus en plus rapidement. Pour un petit coup de main, voici sept méthodes éprouvées pour garder la tête hors de l’eau.

1 — Préparer un calendrier de publication pour les médias sociaux

Les médias sociaux sont à la fois un allié et un ennemi. Puisque votre page professionnelle est probablement connectée à votre page personnelle, il est parfois difficile de séparer les deux. Vous commencerez toujours avec de bonnes intentions, mais les distractions sont tellement accessibles…

En préparant un calendrier et vos publications, vous n’aurez plus à vous connecter aussi souvent. Vous pourrez également propulser une même publication pour plusieurs plateformes. De nombreux outils en ligne (gratuits ou non) sont disponibles, une simple recherche sur Google vous offrira plusieurs solutions.

En plus de vous gagner du temps, la planification vous force à être plus constant et préparer du meilleur contenu !

2 — Fermer des onglets de votre navigateur et votre téléphone

Besoin d’un moment de concentration ? Commencer par fermer des onglets vous aidera à diriger votre concentration vers un élément seulement. Ajoutez les pages qui vous intéressent à votre liste de lecture, et on ferme.

Les notifications de courriel et de médias sociaux (qui arrivent souvent sur l’ordinateur ET sur le téléphone !) sont les pires distractions. Elles sont très difficiles à ignorer puisque l’on sait que quelqu’un attend peut-être une réponse. Allouez-vous plutôt des temps de « pause » pendant votre tâche principale pour les regarder et peut-être même vous offrir le luxe de répondre aux plus urgentes.

3 — Créer une page de questions fréquentes ou des modèles

Pour la page de questions fréquentes (FAQ en anglais), elle permet de gagner du temps pour les deux parties. Elle permet également à votre client potentiel d’avoir l’information qu’il recherche plus rapidement. De votre côté, vous recevrez moins de courriels !

Pour les modèles de réponses, il est facile d’en créer directement dans Outlook. Vous pourrez par la suite les modifier en fonction des questions de votre client potentiel.

Dans un cas comme dans l’autre, il est possible d’ajouter des liens vers votre blogue, site Internet, ou n’importe quelle ressource que vous croyez pertinente. Vous pouvez également créer des modèles pour tout ce qui est routinier et qui ne touche pas les courriels : les visuels de publications, le message de boite vocale, etc.

4 — Utiliser des minuteurs et des gestionnaires de temps

Quand vous organisez une rencontre, que ce soit avec un client, votre équipe ou vous-même, vous serez toujours gagnant à préparer vos objectifs. Sans dire que vous devez préparer un ordre du jour à chaque discussion, il y a moyen de dresser une courte liste. De quoi voulez-vous traiter ? Y a-t-il des décisions à prendre ? Combien de personnes doivent être présentes ? Ces informations vous permettront de déterminer combien de temps chaque rencontre prendra. Toujours faut-il respecter ce temps!

En utilisant des minuteurs, vous pourrez vous assurer de ne jamais passer tout droit. Pour ce qui est du gestionnaire de temps (time tracker en anglais), il vous permettra de constater combien de temps vous avez réellement passé sur chaque tâche. Vous pourriez être franchement surpris du résultat !

Plusieurs outils en ligne sont disponibles, mais mon préféré reste Toggl puisqu’il est gratuit et simple d’utilisation. Outlook offre aussi la fonction Journal dont plusieurs personnes ignorent l’existence.

5 — Préparer des flux de travail

Créer des workflows aidera à aller de plus en plus rapidement pour accomplir des tâches que vous avez souvent à faire. Créer des modèles étape par étape facilitera également l’emploi de nouvelles ressources, votre absence durant les vacances ou l’implantation d’un système automatisé et vous évitera les oublis sur des détails comme faire une copie ou parapher. Comme si ce n'était pas assez, ils seront faciles à intégrer dans un système de gestion de tâches.

6 — Déléguer

En plus de vous épargner du stress et du temps, de la place dans votre horaire afin de vous concentrer sur vos tâches en tant qu’entrepreneur apparaitra comme par magie ! Même s’il semble que ce soit une dépense aux premiers abords, vous pourrez ainsi passer plus de temps sur les tâches qui sont reliées directement avec des profits pour votre entreprise.

Une fois que vous aurez apprivoisé un gestionnaire de temps pour voir ce que vous pourriez gagner comme temps et que vos flux de travail seront intégrés dans un système de gestion de tâches, vous serez plus en confiance. La personne à qui vous déléguerez des tâches pourra, éventuellement, faire le travail aussi bien que vous !

7 — Planifier demain, aujourd’hui

Planifier votre journée qui vient est beaucoup plus facile quand vous avez encore la tête dans le travail. En vous assurant de savoir ce que vous souhaitez faire le lendemain, vous pourrez sauter dans le travail en arrivant le matin. Pas besoin de commencer à chercher où vous avez laissé tel papier ou quel courriel vous deviez absolument envoyer. Tout est déjà préparé ! Vous pourrez donc entamer votre journée avec motivation plutôt que frustration.

Autre avantage considérable : Vous rentrerez chez vous serein. Vous savez que tout est sous contrôle et que rien ne peut être fait dans l’immédiat. Vous avez déjà planifié ce qu’il y a à faire, reste à profiter de la soirée !

Bien que je vous encourage fortement à intégrer ces moyens dans votre routine, il serait impensable de tous les ajouter dans la même semaine ! Choisissez ce qui correspond le mieux à vos besoins et vos défis du moment. Quelle sera votre première étape vers un horaire plus léger ? Avez-vous développé des techniques que vous souhaitez partager ?

Écrivez-nous tout ça dans les commentaires !